📋 O que é este documento?
Esta portaria estabelece as regras para controlar e gerenciar os materiais de consumo (como papéis, canetas, materiais de limpeza) e os bens permanentes (como computadores, móveis, equipamentos) do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte. Define como comprar, receber, guardar, distribuir e controlar esses materiais e bens.
✅ Versão Consolidada e Atualizada
Esta versão simplificada já incorpora as alterações introduzidas pela Portaria nº 226/2025/PRES. Você está lendo o conteúdo atualizado e vigente, sem necessidade de consultar documentos adicionais para compreender as regras atuais.
📦 Materiais de Consumo
Itens que se esgotam com o uso: papéis, canetas, materiais de limpeza, toners, água mineral, etc. Gerenciados pelo almoxarifado (SEMAT).
🖥️ Bens Permanentes
Itens duráveis que integram o patrimônio: computadores, móveis, veículos, ar-condicionados, etc. Gerenciados pelo patrimônio (SEPAT).
Objetivo da Política
Criar um sistema organizado para gerenciar materiais de consumo e bens permanentes:
- ✓ Comprar materiais e bens de forma planejada
- ✓ Armazenar corretamente no almoxarifado (consumo) e registrar no patrimônio (permanentes)
- ✓ Distribuir materiais de consumo quando necessário
- ✓ Alocar e acompanhar bens permanentes nos setores
- ✓ Controlar o uso e evitar desperdícios
- ✓ Manter registro atualizado do patrimônio
Definições Importantes
Como Funciona o Processo
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Planejamento
Identificar quais materiais de consumo e bens permanentes serão necessários e em que quantidade, evitando compras desnecessárias e garantindo atendimento das necessidades institucionais. -
Compra
Adquirir os materiais e bens seguindo as regras de licitação e contratos do governo. Para bens permanentes, a especificação técnica é mais detalhada. -
Recebimento
Material de consumo: Conferência no almoxarifado.
Bem permanente: Recebimento pela comissão, testes técnicos e tombamento patrimonial. -
Armazenamento/Registro
Material de consumo: Guardar no almoxarifado organizando por tipo e validade.
Bem permanente: Registrar no sistema patrimonial com número de tombamento (plaqueta). -
Distribuição/Alocação
Material de consumo: Entregar aos setores mediante requisição e registro.
Bem permanente: Alocar ao setor responsável com termo de guarda e responsabilidade. -
Controle
Acompanhar o estoque de consumo e a localização/estado dos bens permanentes para planejar novas aquisições e manutenções.
⚠️ Importante: Todos os materiais de consumo e bens permanentes devem ser registrados no sistema de gestão patrimonial para garantir transparência e controle. Materiais de consumo vão para o almoxarifado (SEMAT) e bens permanentes são tombados no patrimônio (SEPAT).
Distribuição de Materiais
A distribuição é o processo de entregar os materiais do almoxarifado para os setores que precisam deles. Este processo segue regras específicas para garantir controle e transparência.
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Requisição pelo Servidor
O servidor identifica a necessidade de material e faz uma requisição formal no sistema de almoxarifado, informando:- Descrição completa do material
- Quantidade necessária
- Justificativa de uso
- Setor de destino
- Previsão de utilização
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Aprovação Hierárquica
A chefia imediata do setor revisa e aprova (ou rejeita) a solicitação, verificando se o pedido é realmente necessário e justificado para o trabalho do setor. -
Análise de Disponibilidade
O almoxarifado verifica:- Se há estoque disponível
- Se a quantidade solicitada é razoável
- Se não há consumo excessivo pelo setor
- Se está dentro dos limites estabelecidos
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Separação do Material
Após aprovação, o almoxarifado separa o material solicitado, verifica o estado de conservação e prepara para entrega. -
Entrega e Registro
O servidor comparece ao almoxarifado:- Apresenta identificação funcional
- Confere o material recebido
- Assina o termo de recebimento
- O sistema registra automaticamente a saída do estoque
Existem diferentes formas de distribuir materiais, dependendo do tipo e da frequência de uso:
Para itens de uso frequente: Materiais de escritório básicos (papel, caneta, grampeador) são distribuídos regularmente segundo cronograma estabelecido ou conforme necessidade dos setores.
Para itens específicos: Materiais especiais ou de uso esporádico são distribuídos sob demanda, mediante justificativa detalhada.
Para ações específicas: Materiais destinados a projetos ou eventos específicos, com previsão de uso completa e prestação de contas posterior.
Para situações urgentes: Materiais necessários com urgência para situações imprevistas, com tramitação prioritária mas ainda sob controle.
Para garantir uso racional dos recursos, podem ser estabelecidos limites para a distribuição de materiais:
📊 Cotas Mensais:
Alguns materiais de uso comum podem ter cotas mensais por servidor ou por setor, baseadas no histórico de consumo e nas necessidades de trabalho.
⚠️ Solicitações Acima da Cota:
Pedidos que excedam as cotas estabelecidas exigem justificativa adicional e aprovação de chefia superior, garantindo que o consumo extra seja realmente necessário.
💡 Uso Consciente:
As cotas não são para restringir o trabalho, mas para promover uso consciente e sustentável dos recursos públicos. Necessidades legítimas são sempre atendidas.
Cada distribuição de material é completamente rastreável:
📝 Registro Completo
Data, hora, quem retirou, quanto retirou, para qual setor, com qual finalidade - tudo fica documentado no sistema.
👤 Responsabilização
O servidor que retira o material torna-se responsável por ele, devendo utilizá-lo adequadamente.
📊 Relatórios Gerenciais
Gestores podem acompanhar o consumo de seus setores e identificar oportunidades de economia.
🔎 Auditoria
Órgãos de controle podem verificar se os materiais foram usados corretamente para fins públicos.
🕐 Horário de Atendimento:
O almoxarifado atende em horário comercial, conforme expediente do tribunal. Pedidos feitos fora do horário são processados no próximo dia útil.
📅 Prazo de Atendimento:
- Materiais em estoque: até 2 dias úteis
- Materiais que precisam ser adquiridos: conforme processo de compra
- Urgências justificadas: atendimento prioritário
💡 Planejamento é Essencial:
Antecipe suas necessidades! Não deixe para solicitar material apenas quando ele acabar. Planeje com pelo menos uma semana de antecedência para materiais rotineiros.
Responsabilidades
Responsável por coordenar todo o processo de gestão de materiais de consumo e bens permanentes, desde o planejamento até o controle final.
Cuida do recebimento, armazenamento e distribuição dos materiais de consumo no dia a dia.
Responsável pelo recebimento, tombamento, controle, acompanhamento e baixa dos bens permanentes do tribunal.
Fazem os pedidos de materiais de consumo e solicitações de bens permanentes para seus setores, informando necessidades reais.
Acompanham se os fornecedores estão cumprindo os contratos corretamente, tanto para materiais de consumo quanto para bens permanentes.
Comissão de Recebimento de Materiais
A Comissão de Recebimento de Materiais é um grupo de servidores designados especificamente para garantir que tudo o que é comprado pelo TRE/RN chegue em perfeitas condições e conforme contratado.
🎯 Objetivo Principal:
Proteger o patrimônio público verificando se os materiais comprados atendem às especificações, estão em bom estado e correspondem ao que foi contratado, evitando prejuízos ao erário.
👤 Composição:
A comissão é formada por servidores com conhecimento técnico na área dos materiais que serão recebidos. Pode incluir membros permanentes e temporários, conforme a complexidade do material.
A Comissão de Recebimento de Materiais tem as seguintes responsabilidades:
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Realizar o Recebimento Provisório
Fazer a primeira conferência quando o material chega, verificando:- Se a quantidade entregue está correta
- Se as embalagens estão íntegras
- Se a entrega está dentro do prazo contratual
- Se a documentação fiscal está completa
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Proceder ao Recebimento Definitivo
Após análise técnica detalhada, confirmar definitivamente o recebimento quando:- O material atende todas as especificações técnicas
- A qualidade está conforme o contratado
- Não há vícios ou defeitos aparentes ou ocultos
- Todos os testes necessários foram realizados com sucesso
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Emitir Termos de Recebimento
Elaborar documentos oficiais que registram o recebimento, contendo:- Data e hora do recebimento
- Descrição completa do material
- Quantidade recebida
- Estado de conservação
- Conformidade ou não conformidade com o pedido
- Assinatura dos membros da comissão
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Verificar Conformidade com Especificações
Comparar minuciosamente o material recebido com as especificações do edital de licitação ou contrato:- Marca e modelo corretos
- Características técnicas conforme solicitado
- Certificações e garantias exigidas
- Acessórios e componentes incluídos
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Realizar Testes e Inspeções
Quando necessário, executar testes práticos para verificar:- Funcionamento adequado de equipamentos
- Qualidade de materiais de consumo
- Durabilidade e resistência
- Segurança no uso
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Comunicar Irregularidades
Identificar e reportar imediatamente qualquer problema encontrado:- Material em desacordo com o contratado
- Defeitos ou avarias
- Quantidade inferior ou superior ao pedido
- Documentação incorreta ou incompleta
- Entrega fora do prazo
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Solicitar Correções ao Fornecedor
Quando identificadas não conformidades, formalizar solicitação de:- Substituição de material defeituoso
- Complementação de quantidade faltante
- Correção de documentação
- Reparos ou ajustes necessários
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Recusar Materiais Inadequados
Ter autonomia para recusar o recebimento de materiais que:- Não atendam às especificações mínimas
- Apresentem defeitos graves
- Representem risco à segurança
- Sejam incompatíveis com o uso pretendido
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Registrar no Sistema de Gestão
Lançar todas as informações no sistema patrimonial:- Entrada do material no estoque
- Localização física no almoxarifado
- Dados técnicos e identificação
- Valor e fornecedor
- Garantias e prazo de validade
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Manter Documentação Organizada
Arquivar e conservar todos os documentos relacionados:- Termos de recebimento provisório e definitivo
- Relatórios de inspeção técnica
- Comunicações com fornecedores
- Fotos e registros de problemas identificados
- Comprovantes de testes realizados
O processo de recebimento varia conforme o tipo de bem:
📦 Material de Consumo
- Recebimento geralmente mais simples
- Conferência de quantidade e qualidade básica
- Não requer comissão para itens comuns
- Registro direto no almoxarifado (SEMAT)
- Processo mais ágil
🖥️ Bem Permanente
- Recebimento mais rigoroso
- Requer Comissão de Recebimento em muitos casos
- Testes técnicos detalhados
- Tombamento e registro patrimonial (SEPAT)
- Processo mais criterioso
🔍 Quando a Comissão é Obrigatória:
Para bens permanentes de maior valor ou complexidade técnica (como computadores, servidores, veículos, equipamentos especializados), a Comissão de Recebimento é obrigatória para garantir que o bem atende todas as especificações antes da aceitação definitiva.
🎓 Competência Técnica:
Os membros da comissão devem ter conhecimento específico sobre os materiais que estão recebendo. Por exemplo, ao receber equipamentos de informática, a comissão incluirá servidores da área de TI.
📝 Atuação Formal:
Todas as decisões e constatações da comissão devem ser formalizadas por escrito, gerando documentos oficiais que integram o processo administrativo de compra.
⚖️ Responsabilidade Solidária:
Os membros da comissão respondem solidariamente pelos recebimentos que atestam. Por isso, devem ser rigorosos na verificação e só aceitar materiais que realmente atendam ao contratado.
A comissão deve respeitar os seguintes prazos:
Até 5 dias úteis após a entrega do material pelo fornecedor. Este é o prazo para fazer a verificação inicial de quantidade e integridade.
Até 15 dias úteis após o recebimento provisório. Prazo para realizar testes, inspeções técnicas e análise detalhada de conformidade.
Para materiais de alta complexidade técnica, os prazos podem ser ampliados, desde que justificado e previamente acordado.
Imediata! Qualquer irregularidade grave deve ser comunicada no mesmo dia da identificação ao gestor do contrato.
⚠️ Importante: O não cumprimento dos prazos pela comissão pode gerar problemas no processo de pagamento ao fornecedor e na gestão do contrato. A atuação tempestiva é essencial!
Resumo do processo de atuação da comissão:
Material chega ao almoxarifado com nota fiscal
Confere quantidade, integridade, documentação (até 5 dias)
Testes, inspeções, verificação de conformidade (até 15 dias)
Aceita e registra no sistema OU recusa e comunica irregularidades
Controle e Transparência
Todo material que entra e sai do almoxarifado deve ser registrado eletronicamente, permitindo:
📈 Relatórios
Acompanhamento mensal do consumo e estoque
🔍 Rastreabilidade
Saber onde cada item foi usado
💰 Economia
Evitar compras desnecessárias
⚖️ Conformidade
Seguir as normas legais
Recebimento e Aceitação de Materiais
Quando o material comprado chega ao TRE/RN, acontece o seguinte:
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Recebimento Provisório
O almoxarifado recebe o material e faz uma primeira verificação: confere se a quantidade está correta e se não há danos visíveis na embalagem. Emite um documento confirmando o recebimento inicial. -
Conferência Técnica
Um servidor técnico especializado examina o material em detalhes para verificar se atende às especificações do pedido: qualidade, marca, modelo, características técnicas. -
Atesto
O servidor técnico responsável atesta (confirma por escrito) que o material está correto e pode ser aceito definitivamente. -
Aceitação Definitiva
Após o atesto positivo, o material é aceito definitivamente e registrado no sistema patrimonial. A partir deste momento, pode ser distribuído aos setores.
⏱️ Prazos:
- Recebimento provisório: até 5 dias após a entrega
- Conferência e atesto: até 15 dias após o recebimento provisório
Para receber materiais, o fornecedor deve apresentar:
Documento que comprova a venda e permite o registro contábil
Documento assinado confirmando a entrega do material
Documentos técnicos quando exigidos (garantia, qualidade, etc.)
Laudos técnicos para materiais que exigem análise especial
Pedidos de Material
Passo a passo para solicitar materiais:
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Identificar a Necessidade
O servidor verifica que precisa de determinado material para realizar seu trabalho. Deve pensar na quantidade real necessária, evitando desperdício. -
Fazer o Pedido no Sistema
Acessa o sistema interno de almoxarifado e preenche a requisição informando:- Nome e código do material
- Quantidade necessária
- Justificativa do uso
- Setor solicitante
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Aprovação da Chefia
O chefe imediato do setor analisa e aprova o pedido no sistema, confirmando que a solicitação é necessária e justificada. -
Análise do Almoxarifado
O almoxarifado verifica se há estoque disponível e autoriza a retirada. Se não houver, informa o prazo para aquisição. -
Retirada do Material
O servidor vai até o almoxarifado, apresenta identificação, retira o material e assina o comprovante de recebimento.
💡 Dica Importante: Planeje com antecedência! Pedidos de última hora podem atrasar o trabalho. O ideal é solicitar com pelo menos 3 dias úteis de antecedência.
O almoxarifado pode recusar ou ajustar um pedido de material quando:
❌ Quantidade Excessiva
A quantidade solicitada é muito maior que a necessidade real do setor
❌ Falta de Justificativa
O pedido não explica claramente por que o material é necessário
❌ Material Inadequado
O item solicitado não é apropriado para a finalidade informada
❌ Estoque Insuficiente
Não há material disponível em quantidade suficiente
✂️ Cortes em Pedidos de Material de Consumo:
Para materiais de consumo, o almoxarifado pode realizar cortes (reduzir a quantidade solicitada) com base em critérios técnicos:
- Histórico de consumo: Se o setor solicita quantidade muito acima do padrão de consumo histórico
- Disponibilidade de estoque: Para garantir distribuição equitativa entre todos os setores
- Sazonalidade: Adequação da quantidade à real necessidade do período
- Estoque remanescente: Se o setor ainda possui estoque anterior do mesmo item
- Prazo de validade: Para evitar desperdício de materiais perecíveis
Nestes casos, o almoxarifado informa o motivo do corte e a quantidade aprovada.
🖥️ Bens Permanentes:
Para bens permanentes, não há "cortes" da mesma forma. A solicitação passa por análise técnica e orçamentária mais detalhada. Se aprovada, o bem é adquirido conforme especificado. Se negada, é informada a justificativa completa.
Em qualquer situação, o almoxarifado ou a SEPAT entra em contato com o solicitante para esclarecer a situação ou sugerir alternativas.
Irregularidades e Como Reportar
Irregularidades são problemas ou situações que não estão de acordo com as regras. Podem incluir:
Item recebido com defeito, quebrado ou que não funciona corretamente
Entrega com quantidade diferente do que foi pedido (a mais ou a menos)
Item entregue não corresponde à marca, modelo ou especificação do pedido
Material entregue após o prazo acordado, causando atraso no trabalho
Nota fiscal com erro, falta de certificados obrigatórios ou documentos incompletos
Uso inadequado de materiais, gerando perda desnecessária de recursos
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Identificar o Problema
Assim que perceber a irregularidade, anote todos os detalhes: o que aconteceu, quando aconteceu, qual material está envolvido, qual a gravidade do problema. -
Comunicar Imediatamente
Informe ao responsável pelo almoxarifado ou ao seu superior hierárquico. Em caso de material defeituoso no recebimento, comunique no mesmo dia. -
Registrar por Escrito
Faça um registro formal da irregularidade no sistema ou por e-mail institucional. Inclua:- Descrição detalhada do problema
- Data e hora em que foi identificado
- Número do pedido ou nota fiscal
- Fotos, se possível
- Nome do fornecedor (se aplicável)
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Aguardar Análise
A Coordenadoria de Gestão de Materiais analisará o caso e tomará as providências necessárias, que podem incluir: devolução ao fornecedor, solicitação de troca, abertura de processo administrativo. -
Acompanhar a Resolução
Você receberá um retorno sobre as medidas tomadas. Acompanhe o andamento para garantir que o problema foi resolvido.
✅ Proteção ao Denunciante: Servidores que reportam irregularidades de boa-fé estão protegidos. Não pode haver retaliação por comunicar problemas reais que prejudicam o serviço público.
Dependendo da gravidade, irregularidades podem resultar em:
Para Fornecedores:
- Aplicação de multas previstas em contrato
- Suspensão temporária de participar de licitações
- Rescisão do contrato
- Impedimento de contratar com o poder público
Para Servidores:
- Advertência verbal ou por escrito
- Processo administrativo disciplinar
- Obrigação de ressarcir danos causados ao erário público
- Suspensão ou outras penalidades conforme a gravidade
Prazos e Vigência
Portaria nº 36/2023/PRES
Publicada em 02/02/2023
Portaria nº 226/2025/PRES
Alterações incorporadas
✅ Versão Consolidada:
Esta versão simplificada já apresenta o texto consolidado, incorporando as modificações introduzidas pela Portaria nº 226/2025/PRES. Todas as regras aqui descritas refletem as normas atualmente em vigor no TRE/RN.